Mit dem 1. Januar 2025 ist eine Novelle des Umsatzsteuergesetzes (kurz: „UStG“) in Kraft getreten, die im Zusammenhang mit den neuen Regelungen zur Pflichtregistrierung für umsatzsteuerliche Zwecke auch die Vorschriften für Steuerpflichtige grundlegend geändert hat, die ihrer Registrierungspflicht nicht fristgerecht nachkommen und sich verspätet zur Umsatzsteuer erfassen lassen. Der Artikel beleuchtet die wesentlichen Änderungen im Vorgehen bei der verspäteten Registrierung als inländischer Unternehmer sowie die daraus resultierenden Konsequenzen in Bezug auf steuerliche Sanktionen. Die Frist für die Antragstellung zur Pflichtregistrierung zur Umsatzsteuer wurde ab dem 1. Januar 2025 deutlich verkürzt. Der Steuerpflichtige hat nun 5 Arbeitstage Zeit, um seiner Registrierungspflicht nachzukommen. Wird diese Frist versäumt, erfolgt automatisch eine verspätete Umsatzsteuerregistrierung. Zum Vergleich: Überschritt ein Steuerpflichtiger die Umsatzgrenze beispielsweise am 15.05.2024, so war die Frist für den Antrag auf Registrierung der 20.06.2024. Überschreitet der Steuerpflichtige die Grenze jedoch am 15.05.2025, so endet nun die Frist zur Antragstellung bereits am 22.05.2025. Eine weitere wesentliche Änderung besteht nun darin, dass bei einer mehrmonatigen verspäteten Registrierung nicht mehr nur eine einzige „Sonderumsatzsteuererklärung“ für den gesamten Zeitraum eingereicht werden kann, in dem der Steuerpflichtige umsatzsteuerpflichtig hätte sein müssen. Stattdessen besteht die Verpflichtung, für jeden versäumten Besteuerungszeitraum chronologisch separate monatliche Umsatzsteuererklärungen abzugeben. Zusätzlich müssen gegebenenfalls auch die Zusammenfassenden Meldungen für die betreffenden Besteuerungszeiträume eingereicht werden, sofern hierfür eine Verpflichtung besteht. Wie ist nun vorzugehen, wenn ein Steuerpflichtiger bereits im Jahr 2024 zur Umsatzsteuerregistrierung verpflichtet gewesen wäre, dieser Pflicht jedoch erst im Jahr 2025 nachkommt? Zum Beispiel: Ein Unternehmer überschreitet im Mai 2024 die maßgebliche Umsatzgrenze, registriert sich jedoch verspätet erst im März 2025. Obwohl er bereits im Jahr 2024 als umsatzsteuerpflichtig gegolten hätte, kann er seiner Erklärungspflicht nicht mehr – wie vor der Gesetzesänderung – durch eine einzige „außerordentliche“ Umsatzsteuererklärung nachkommen. Stattdessen ist er verpflichtet, für jeden einzelnen Besteuerungszeitraum, in dem er als Steuerpflichtiger hätte gelten müssen, eine separate Umsatzsteuererklärung abzugeben – einschließlich, falls erforderlich, der Zusammenfassenden Meldung. Durch die Gesetzesnovelle wurde der Zeitraum eingeschränkt, in dem ein neu registrierter Unternehmer das Recht auf Vorsteuerabzug im Rahmen der Umsatzsteuerregistrierung geltend machen kann. Der Vorsteuerabzug für Lieferungen und sonstige Leistungen, die vor der Registrierung bezogen und im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeit verwendet wurden, kann nunmehr ausschließlich in der Umsatzsteuererklärung für den ersten Besteuerungszeitraum vorgenommen werden, in dem der Unternehmer zum steuerpflichtigen Unternehmer wurde. Ein Vorsteuerabzug in späteren Besteuerungszeiträumen ist ausgeschlossen. Ein Unternehmer, der seiner Pflicht zur Umsatzsteuerregistrierung verspätet nachgekommen ist, kann den Vorsteuerabzug für Lieferungen und sonstige Leistungen geltend machen, die in dem Zeitraum bezogen wurden, in dem er bereits als zum Vorsteuerabzug berechtigter Unternehmer hätte gelten müssen – und zwar im Besteuerungszeitraum, in dem der Anspruch auf Vorsteuerabzug entstanden ist (also mit Entstehung der Steuerschuld). Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die Anforderungen gemäß § 51 Abs. 1 UStG erfüllt sind – beispielsweise, dass ihm zum Zeitpunkt der Abgabe der Umsatzsteuererklärung eine ordnungsgemäße Rechnung des leistenden Unternehmers vorliegt. Dies bedeutet, dass bei einer verspäteten Registrierung ein Vorsteuerabzug für bezogene Leistungen nicht auf spätere Besteuerungszeiträume verschoben werden kann. Ein Unternehmer, der sich verspätet zur Umsatzsteuer registriert hat, ist verpflichtet, bei der nachträglichen Abgabe der Umsatzsteuererklärungen die Steuer auf die gelieferten Waren und erbrachten Dienstleistungen zu berechnen, für die bereits die Steuerpflicht entstanden ist. Die Umsatzsteuer wird rückwirkend ermittelt. Beispielsweise: Hat der Unternehmer eine Lieferung zum Bruttobetrag von 1.000 EUR erbracht (bei Anwendung des regulären Steuersatzes), ergibt sich eine steuerpflichtige Bemessungsgrundlage von 813,01 EUR und eine darauf entfallende Umsatzsteuer in Höhe von 186,99 EUR (23 %), die abzuführen ist. Der Unternehmer muss zudem eine berichtigte Rechnung an den Leistungsempfänger ausstellen, in der unter anderem die Bemessungsgrundlage und der Steuerbetrag korrekt ausgewiesen sind. Nur auf dieser Grundlage kann der Leistungsempfänger, sofern er selbst zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, den Vorsteuerabzug geltend machen. Bei einer verspäteten Registrierung ist zudem die mögliche Notwendigkeit einer Korrektur des Vorsteuerabzugs aufgrund ganz oder teilweise unbezahlter Rechnungen des Lieferanten gemäß § 53b UStG zu prüfen. Hat der Unternehmer zum Zeitpunkt der verspäteten Registrierung die Vorsteuer aus dem Erwerb von Anlagevermögen geltend gemacht, so ist ebenfalls eine etwaige Anpassung des Vorsteuerabzugs zu prüfen, beispielsweise aufgrund einer Nutzungsänderung dieses Vermögens im Sinne der § 54, §54a und §54d UStG. Nach der neuen Regelung ist der Steuerpflichtige bei einer verspäteten Umsatzsteuerregistrierung verpflichtet, für jede Besteuerungsperiode (in der er Umsatzsteuerzahler hätte sein müssen) eine separate Steuererklärung, eine Zusammenfassende Meldung sowie gegebenenfalls eine Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen. Infolgedessen kann das Finanzamt nun für jede verspätete Abgabe dieser Unterlagen gesonderte Sanktionen verhängen. So kann die Finanzbehörde beispielsweise für jede verspätet eingereichte Steuererklärung eine Geldbuße in Höhe von 30 EUR bis zu 16.000 EUR verhängen. Darüber hinaus kann ein Steuerpflichtiger, der seiner Registrierungspflicht nicht fristgerecht nachkommt, mit einer Geldbuße zwischen 60 EUR und 20.000 EUR belegt werden. Bei der Festsetzung der Bußgeldhöhe werden die Schwere, die Dauer und die Folgen des Rechtsverstoßes sowie der Steuerzuverlässigkeitsindex des Steuerpflichtigen berücksichtigt. Die Finanzbehörde kann zudem die Verhängung einer sogenannten Gesamtbuße anstelle mehrerer einzelner Bußgelder in Betracht ziehen. Die Nichteinhaltung der fristgerechten Registrierungspflicht zur Umsatzsteuer, beispielsweise aufgrund der Überschreitung der Umsatzgrenze für die Pflichtregistrierung, führt unter anderem zu zusätzlicher administrativer Belastung. Daher empfehlen wir, die Umsatzentwicklung sorgfältig zu überwachen und bei Überschreitung der festgelegten Umsatzschwelle auch eine freiwillige Umsatzsteuerregistrierung in Betracht zu ziehen. | 
