Náklady na zamestnancov nie sú len mzdy
Ľudský kapitál patrí medzi najcennejšie aktíva spoločnosti. Investície do zamestnancov vo forme miezd, odmien, vzdelávania či zamestnaneckých benefitov sú prirodzenou súčasťou podnikania a významne ovplyvňujú jeho dlhodobú výkonnosť a konkurencieschopnosť.
Popri základnej mzde spoločnosti často poskytujú zamestnancom aj ďalšie peňažné a nepeňažné plnenia. Tie môžu podporovať stabilitu pracovnej sily, atraktivitu zamestnávateľa a schopnosť spoločnosti získavať a udržať si kvalifikovaných pracovníkov.
Z daňového hľadiska však nie je rozhodujúce len samotné poskytnutie plnenia. Rovnako dôležité je správne určenie jeho charakteru, nastavenie podmienok jeho poskytovania, jeho dokumentácia a posúdenie daňových dôsledkov na strane zamestnávateľa aj zamestnanca.
Základnou podmienkou daňovej uznateľnosti výdavku na strane spoločnosti je jeho preukázateľné vynaloženie na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov. Pri mzdách a zákonných odvodoch býva táto súvislosť spravidla jednoznačná. Pri ďalších plneniach poskytovaných zamestnancom však býva posúdenie často komplexnejšie.
Zákonná povinnosť alebo plnenia nad rámec mzdy
Pri posudzovaní nákladov na zamestnancov je potrebné v prvom rade identifikovať charakter konkrétneho výdavku.
Jednu skupinu tvoria výdavky, ktoré zamestnávateľ vynakladá v súvislosti s plnením svojich zákonných povinností. Ide napríklad o preventívne lekárske prehliadky vo vzťahu k práci, osobné ochranné pracovné prostriedky, pracovný odev alebo opatrenia v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci či cestovné náhrady. Takéto výdavky majú spravidla priamy súvis s podnikateľskou činnosťou zamestnávateľa, bývajú daňovo uznateľné a vo viacerých prípadoch zároveň nepredstavujú zdaniteľný príjem zamestnanca.
Odlišnú kategóriu predstavujú plnenia poskytované zamestnancom popri základnej mzde a zákonným povinnostiam, napríklad bonusy, príspevky na stravovanie nad rámec zákona, rekreáciu, doplnkové dôchodkové sporenie, zdravotné a wellness programy, dodatočné dni voľna a pod. Pri týchto plneniach je potrebné posudzovať nielen ich ekonomické opodstatnenie pre spoločnosť ale aj splnenie osobitných podmienok ustanovených daňovými či inými osobitnými predpismi.
Hoci ich prínos nemožno spravidla vyjadriť priamym nárastom výnosov, môžu významne prispievať k stabilizácii pracovnej sily, znižovaniu fluktuácie, zvyšovaniu produktivity či posilneniu postavenia spoločnosti na trhu práce.
Zároveň platí, že daňové dôsledky na strane zamestnávateľa a zamestnanca nemusia byť vždy rovnaké.
Interné pravidlá ako základ obhájiteľnosti
V praxi býva častým problémom nie samotné poskytovanie plnenia, ale nedostatočná dokumentácia podmienok jeho poskytovania.
Ak chce spoločnosť obhájiť daňový režim poskytovaných plnení, mala by mať jasne definované pravidlá upravujúce:
- kto má na benefit nárok,
- za akých podmienok sa poskytuje,
- či je upravený v pracovnej zmluve, internej smernici alebo kolektívnej zmluve.
Dobre nastavené interné pravidlá významne znižujú riziko sporov pri daňovej kontrole.
Osobitnú pozornosť si zaslúžia jednorazové odmeny a mimoriadne plnenia. Pokiaľ zamestnanec nemá na takéto plnenie nárok podľa pracovnej zmluvy alebo interných pravidiel, môže byť jeho daňová uznateľnosť na strane zamestnávateľa spochybnená, hoci pre zamestnanca pôjde naďalej o zdaniteľný príjem.
Sociálny fond nie je univerzálne riešenie
Tvorba sociálneho fondu predstavuje pri splnení zákonných podmienok daňovo uznateľný výdavok zamestnávateľa. Následné čerpanie prostriedkov sociálneho fondu už spravidla nepredstavuje dodatočný náklad spoločnosti. To môže viesť k mylnému presvedčeniu, že prostriedky sociálneho fondu možno využívať na akékoľvek plnenia poskytované zamestnancom bez ďalších daňových dôsledkov.
Sociálny fond možno použiť len na účely a v rozsahu ustanovenom zákonom o sociálnom fonde. Zároveň ani financovanie plnenia zo sociálneho fondu samo osebe neznamená, že na strane zamestnanca nevzniká zdaniteľný príjem. Pri jednotlivých plneniach je preto vždy potrebné posúdiť ich daňový režim.
Na čo sa v praxi najčastejšie zabúda?
Z pohľadu daňovej praxe sa opakovane objavujú najmä tieto rizikové oblasti:
- absencia alebo nedostatočné nastavenie interných pravidiel poskytovania plnení zamestnancom,
- nesprávne posúdenie daňového režimu jednotlivých plnení,
- predpoklad, že financovanie plnenia zo sociálneho fondu automaticky znamená jeho oslobodenie od dane.
Včasné identifikovanie a eliminácia týchto rizík môže výrazne znížiť pravdepodobnosť sporov pri daňovej kontrole.
Záver
Výdavky na zamestnancov dnes predstavujú oveľa viac než len mzdy a povinné odvody. Súčasťou moderných systémov odmeňovania sú aj rôzne peňažné a nepeňažné plnenia, ktoré zohrávajú významnú úlohu pri získavaní, motivovaní a udržaní kvalifikovaných pracovníkov.
Pri ich nastavovaní však nestačí posudzovať iba personálne a finančné aspekty. Rovnako dôležité je správne vyhodnotenie daňových dôsledkov na strane zamestnávateľa aj zamestnanca a nastavenie interných pravidiel, ktoré pomôžu obhájiť zvolený daňový režim.
V TPA Vám radi pomôžeme s posúdením daňových dopadov konkrétnych foriem odmeňovania poskytovaných zamestnancom Vašej spoločnosti.
TPA TAX, s. r. o.
TPA Slovakia je jednou z popredných firiem v oblasti daňového poradenstva, auditu a podnikového poradenstva na Slovensku.
Na Slovensku pôsobíme od roku 2001 a v súčasnosti zamestnávame viac ako 70 zamestnancov. Naše pracoviská sa nachádzajú v Bratislave a v Košiciach.
Vďaka našej aliancii so sieťou Baker Tilly International je 12 krajín združenia TPA Group perfektne prepojených na globálnej úrovni a sme tak schopní poskytovať vysokokvalitné služby vo všetkých hlavných obchodných centrách a regiónoch sveta.
Sieť Baker Tilly International v súčasnosti pozostáva zo 122 nezávislých členov v 146 krajinách a zamestnáva viac ako 30 000 pracovníkov v 742 pobočkách, vďaka čomu patrí medzi top 10 globálnych poradenských sietí.
