S rastúcou digitalizáciou interných procesov v spoločnostiach sa prirodzene vynára otázka, do akej miery je možné nahradiť klasické podpisovanie dokumentov tzv. „odkliknutím“ – teda jednoduchým elektronickým potvrdením (napr. na intranete, či cez mobilnú aplikáciu). Personalisti tento spôsob čoraz častejšie využívajú, najmä pri oznamovaní zmien pracovných zmien, plánovaní nadčasov, nariaďovaní pracovných sobôt či informovaní o celozávodnej dovolenke. Ako však vyhodnotiť, kedy je tento spôsob právne postačujúci?
Vo všeobecnosti platí, že čokoľvek, čo môže zamestnávateľ oznámiť zamestnancovi aj ústne (napr. pracovný pokyn), môže byť rovnako oznámené alebo potvrdené aj elektronicky – teda aj formou „odkliknutia“. V praxi to znamená, že ak zamestnávateľ napr. mení pracovnú zmenu, určuje nadčas alebo oznamuje hromadné čerpanie dovolenku, môže túto informáciu zamestnancovi doručiť prostredníctvom interného systému a požadovať od neho jednoduché elektronické odsúhlasenie.
Takýto spôsob komunikácie považujeme za plne zlučiteľný so Zákonníkom práce, najmä ak sa zmena netýka samotnej pracovnej zmluvy, ale ide o výkon právomocí zamestnávateľa v rámci organizačných oprávnení zamestnávateľa. V týchto prípadoch nie je potrebná písomná forma ani klasický podpis zamestnanca.
Aké podmienky musia byť splnené?
V prípade, že dokument nevyžaduje písomnú formu zo zákona a zamestnávateľ chce využiť elektronické podpisovanie, musia byť kumulatívne splnené nasledujúce podmienky:
- Interná smernica – Spôsob elektronického podpisovania (vrátane „odkliknutia“) by mal byť jasne definovaný v internej smernici alebo v pracovnom poriadku. Táto smernica by mala upravovať, ktoré dokumenty je možné takto podpisovať, aký systém sa využíva, a ako je zabezpečená identifikácia zamestnanca.
- Nejde o dokument vyžadujúci doručenie – Ak ide o dokument, pri ktorom Zákonník práce vyžaduje písomnú formu a zároveň doručenie zamestnancovi (napr. zmena pracovnej zmluvy, výpoveď a pod.), takýto dokument nie je možné podpísať len „odkliknutím“. V takých prípadoch musí zamestnávateľ:
- použiť kvalifikovaný elektronický podpis a následne vykonať konverziu dokumentu do listinnej podoby; alebo
- dokument vyhotoviť štandardne v listinnej podobe a doručiť ho zamestnancovi spôsobom určeným Zákonníkom práce.
Potreba identifikovateľnosti
Pri akomkoľvek elektronickom podpisovaní – vrátane jednoduchého potvrdenia kliknutím – musí byť možné preukázať, kto dokument odsúhlasil (podpísal), kedy tak urobil, a akým spôsobom. Preto by interné systémy mali uchovávať logy alebo iné dôkazy o interakcii zamestnanca so systémom, vrátane prihlasovacích údajov, IP adries alebo dvojfaktorového overenia.
Tento aspekt je obzvlášť dôležitý v prípadoch, keď je potrebné dokument predložiť kontrolnému orgánu. Ak je „odkliknutie“ jedinou formou súhlasu, systém musí byť schopný hodnoverne preukázať, že sa daný zamestnanec s dokumentom skutočne oboznámil a odsúhlasil ho.
„Odkliknutie“ môže v mnohých prípadoch plne nahradiť podpis zamestnanca, najmä ak ide o bežné pracovné oznamy, príkazy alebo plánovanie zmien. Dôležité však je rozlišovať, o aký dokument ide a aké právne požiadavky sa naň vzťahujú. Vhodne nastavený systém a interná dokumentácia umožnia zamestnávateľovi efektívne digitalizovať svoje HR procesy bez toho, aby ohrozil právnu istotu alebo dôkaznú silu dokumentov.
Kinstellar je popredná európska advokátska kancelária s viac ako 480 odborníkmi v Nemecku, Európe a USA. Našou hlavnou činnosťou je poskytovanie vynikajúceho, integrovaného právneho a daňového poradenstva, ktoré je odborne podložené, inovatívne a orientované na výsledok. Spolu so spoločnosťami v skupine Kinstellar vyvíjame taktiež udržateľné riešenia pre financovanie a management. Nami poskytované poradenstvo využívajú skupiny a stredné podniky, ako aj finančné inštitúcie a investori.
V dialógu s našimi mandantmi nachádzame odpovede na všetky právne aspekty ekonomického života. Náš odborný profil tak zahŕňa právo obchodných spoločností vrátane fúzii a akvizícií, súťažné, kartelové ako aj bankové právo vrátane práva kapitálového trhu a podnikového financovania. Špecializujeme sa na právo duševného vlastníctva, právo informačných technológii a telekomunikácií, právne otázky spojené s distribúciou tovaru, právne vzťahy k nehnuteľnostiam, pracovné právo, konkurzné právo, právo životného prostredia. Klientov zastupujeme pred riadnymi aj rozhodcovskými súdmi. Okrem toho ponúkame rozsiahle poradenstvo pri štruktúrovaní a financovaní investičných zámerov.
