Jeder Arbeitgeber, der auf der Suche nach Arbeitnehmern ist, verarbeitet die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen. In diesem Fall versteht man unter betroffenen Personen die Stellenbewerber. In Übereinstimmung mit dem Grundsatz der Minimierung der durch DSGVO geregelten Verarbeitung der personenbezogenen Daten sollte der Arbeitgeber die personenbezogenen Daten der Stellenbewerber nur im durch Rechtsvorschriften geregelten erforderlichen Ausmaß und Umfang erheben und verarbeiten.
Die Angaben, die der Arbeitgeber von den Stellenbewerber darf und die er nicht verlangen darf, werden von den Bestimmungen § 41 Abs. 5 und Abs. 6 des Arbeitsgesetzbuchs geregelt, die in einem logischen Zusammenhang zueinander zu sehen sind. Sofern der Abs. 5 positiv festlegt, welche Daten der Arbeitgeber von den Stellenbewerber erheben kann, Abs. 6 festlegt die Art der Informationen negativ, die der Arbeitgeber von Stellenbewerber nicht erheben darf, obwohl es sich um Informationen handelt, die mit der Ausübung der Arbeit in Zusammenhang stehen könnten. Dazu gehören insbesondere Informationen über (i) Schwangerschaft, (ii) familiäre Verhältnisse, (iii) Integrität, mit Ausnahme der Arbeiten, für die Integrität durch eine besondere Regelung vorgeschrieben ist, und (v) politische, gewerkschaftliche oder religiöse Zugehörigkeit.
Der Arbeitgeber darf von Stellenbewerbern, auch im Rahmen von Beziehungen, die dem Arbeitsverhältnis vorausgehen, nur Informationen verlangen, die unmittelbar mit dem Abschluss des Arbeitsverhältnisses zusammenhängen. Der Umfang und die Art der erhobenen Daten variiert je nach der konkreten Situation, z. B. kann der Arbeitgeber zum Zweck des Abschlusses eines Arbeitsvertrags mehr Daten verlangen als zum Zweck des Auswahlverfahrens.
Weitere Informationen, die der Arbeitgeber nicht vom Stellenbewerber verlangen darf, sind in § 62 Abs. 3 des Gesetzes Nr. 5/2004 Slg. über die Arbeitsverwaltung und über Änderungen und Ergänzungen bestimmter Gesetze in seiner geänderten Fassung geregelt. Dabei handelt es sich um Angaben über (i) die Staatsangehörigkeit, (ii) die rassische Herkunft, (iii) die ethnische Herkunft, (iv) die politische Einstellung, (v) die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, (vi) die Religion, (vii) die sexuelle Ausrichtung, (viii) Informationen, die gegen die guten Sitten verstoßen, (ix) personenbezogene Daten, die nicht für die Erfüllung der in einer besonderen Verordnung festgelegten Pflichten des Arbeitgebers erforderlich sind.
Daraus folgt logischerweise, dass, da das Arbeitsgesetzbuch und andere Vorschriften den Umfang der Daten regeln, die ein Arbeitgeber von einem Stellenbewerber nicht einholen und verarbeiten darf, d. h. in vorvertraglichen Beziehungen, ein ähnliches Verbot auch für die während und nach dem Arbeitsverhältnis erteilten Daten gilt. In Anbetracht der Praxis gilt jedoch als Pflichtverletzung des Arbeitgebers eine solche Handlung, durch die er unmittelbar oder mittelbar die begehrten Informationen erlangen würde. So gilt eine Situation, in der Informationen ohne Zutun des Arbeitgebers weitergegeben werden und der Arbeitgeber sie z. B. während eines Auswahlverfahrens erhält, nicht als Verstoß. Bei der Beurteilung eines Verstoßes wird also eine gewisse Mitschuld des Arbeitgebers an der Beschaffung der Informationen vermutet.
Auf Verlangen des Stellenbewerbers ist der Arbeitgeber stets verpflichtet, die Notwendigkeit der Verarbeitung der angeforderten personenbezogenen Daten nachzuweisen. Verweigert ein Stellenbewerber die Beantwortung von Fragen oder die Erteilung bestimmter Informationen, die nicht mit der Begründung des Arbeitsverhältnisses zusammenhängen, darf er nicht aus diesem Grund vom Auswahlverfahren ausgeschlossen werden.
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