Die Datenschutzbehörden der EU-Mitgliedstaaten sowie die slowakische Datenschutzbehörde haben sich wiederholt zu diesem Thema geäußert.
Slowakei
- Der Arbeitgeber nutzte und überwachte das E-Mail-Konto der ehemaligen Arbeitnehmerin vier Monate lang nach ihrer Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, wo sie sowohl berufliche als auch private E-Mails hatte. Der Arbeitgeber konnte keine Rechtsgrundlage gemäß Artikel 6 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung nachweisen. Da die E-Mail-Adresse schließlich gelöscht wurde, verhängte die Behörde lediglich eine Geldstrafe von 500 EUR.
- Der für die Verarbeitung Verantwortliche hat keine angemessene Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der beruflichen E-Mail-Adresse des Klägers 10 Monate nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nachgewiesen. Unter bestimmten Umständen (insbesondere zum Zweck der Aufrechterhaltung der Kommunikation - Kontakte) kann der für die Verarbeitung Verantwortliche die E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses verarbeiten, doch muss dafür eine Rechtsgrundlage im Sinne von Artikel 6 DSGVO vorliegen. Darüber hinaus ist eine Verhältnismäßigkeitsprüfung erforderlich, bevor die eigentliche Verarbeitung der Daten beginnt. Letztendlich deaktivierte der für die Verarbeitung Verantwortliche die E-Mail, so dass die Behörde lediglich eine Geldbuße von 500 EUR verhängte.
Italien
Die Behörde entschied, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche gegen den Grundsatz der Datenminimierung verstoßen hatte, da er es versäumt hatte, das E-Mail-Konto des ehemaligen Mitarbeiters zu deaktivieren. Gegen den für die Verarbeitung Verantwortlichen wurde eine Geldbuße von 15 000 EUR verhängt, da weitere Verstöße gegen die DSGVO vorlagen. Die Behörde betonte, dass der für die Verarbeitung Verantwortliche das E-Mail-Konto des Mitarbeiters nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses deaktivieren und die betroffenen Dritten über alternative Kontaktmöglichkeiten informieren sollte, um die Grundsätze der Notwendigkeit und der Datenminimierung einzuhalten.
Schlussfolgerung
Aus den obigen Ausführungen lässt sich schließen, dass der Arbeitgeber gemäß den Grundsätzen und Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Arbeitnehmers als betroffene Person verpflichtet ist, das E-Mail-Konto des Arbeitnehmers innerhalb einer angemessenen Frist nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses zu schließen (das angemessene Verfahren ist die Deaktivierung des Postfachs am letzten Arbeitstag und eine automatische Antwort innerhalb eines Monats bis zu drei Monaten). Möchte der Arbeitgeber das E-Mail-Konto des Arbeitnehmers für einen längeren Zeitraum aktiv halten, ist es möglich, dies zu tun und die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses fortzusetzen und damit zusammenhängende Schritte wie die Prüfung der Verhältnismäßigkeit in diesem Zusammenhang zu unternehmen.
Eversheds Sutherland, advokátska kancelária, s.r.o.
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