In der arbeitsrechtlichen Praxis werden die Bilder von Arbeitnehmern häufig für verschiedene Zwecke verarbeitet. Zum Beispiel Fotos auf Ausweisen, Fotos von verschiedenen Veranstaltungen, Konferenzen usw. Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Fotos ist in der Regel Teil einer spezifischen Verarbeitungstätigkeit. Für jede Verarbeitungstätigkeit muss der Arbeitgeber nachweisen können, dass die Verarbeitung des Fotos für die Erreichung des gewünschten Zwecks erforderlich ist, und gleichzeitig eine geeignete Rechtsgrundlage schaffen.
Das Ausmaß des Eingriffs in die Privatsphäre, die Rechte und die Freiheiten des Arbeitnehmers ist immer eine grundlegende Voraussetzung für die Beurteilung der Notwendigkeit der Verarbeitung des Fotos eines Arbeitnehmers für einen bestimmten Zweck. Die Festlegung der angemessenen Bedingungen für die Verarbeitung von Fotos hängt immer von der spezifischen Situation ab, in der sie aufgenommen wurden, und von der anschließenden Verarbeitung (werden Fotos veröffentlicht? Dienen sie nur zu Identifizierungszwecken? Werden sie irgendwo zur Verfügung gestellt?).
In Fällen, die in direktem Zusammenhang mit der Ausübung der beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers stehen, empfehlen wir den Arbeitgebern, eine Rechtsgrundlage zu wählen, bei der es nicht schwierig ist, nachzuweisen, dass sie freiwillig gegeben wurde. So könnte beispielsweise die Verarbeitung eines Fotos zum Zwecke des Identitätsnachweises als Teil einer Verarbeitungstätigkeit auf das berechtigte Interesse des Arbeitgebers zum Schutz von Eigentum, Gesundheit und Leben gestützt werden.
Bei der Organisation verschiedener sozialer Aktivitäten ist es jedoch nicht möglich, sicherzustellen, dass die Zustimmung der einzelnen Personen eingeholt wird und gleichzeitig zu gewährleisten, dass Personen, die keine Zustimmung erteilt haben, nicht fotografiert oder aufgezeichnet werden. Das berechtigte Interesse des Arbeitgebers scheint zu überwiegen, und es wird empfohlen, für solche Aktivitäten eine Zone vorzusehen, in der weder fotografiert noch gefilmt wird.
In der Praxis haben wir jedoch Fälle erlebt, in denen Arbeitgeber es vorziehen, die Zustimmung einzuholen, da dies ein sensiblerer Eingriff in die Privatsphäre der Arbeitnehmer ist. In diesem Zusammenhang ist zu betonen, dass die Wahl der Rechtsgrundlage sich nicht auf die Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung auswirkt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten muss immer rechtmäßig, legitim und verhältnismäßig sein, d. h. unabhängig von der gewählten Rechtsgrundlage muss die Verarbeitung personenbezogener Daten unter dem Gesichtspunkt der Verhältnismäßigkeit zur Erreichung des Zwecks erforderlich sein. Die Angemessenheit der Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf dem Foto muss vom Arbeitgeber nachgewiesen werden können, sie kann nicht durch die Einwilligung des Arbeitnehmers durchbrochen werden. Sobald die Verarbeitung personenbezogener Daten nicht verhältnismäßig ist, darf der Arbeitgeber sie nicht mehr verarbeiten.
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