In der Praxis sehen sich Arbeitgeber häufig mit der Situation konfrontiert, dass sie vom Arbeitnehmer Informationen über seinen Aufenthaltsort während des Urlaubs einholen möchten – insbesondere, um im Notfall mit dem Arbeitnehmer Kontakt aufnehmen zu können, einschließlich einer möglichen Abberufung von dem Urlaub gemäß § 112 Abs. 1 des Arbeitsgesetzbuchs. Auf der anderen Seite stellt sich für Arbeitnehmer die Frage, ob sie verpflichtet sind, dem Arbeitgeber solche Informationen bereitzustellen. Dabei ist zu betonen, dass auch im Falle einer Abberufung von dem Urlaub die Grundsätze des Datenschutzes zu wahren sind.
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt, dass jede Erhebung personenbezogener Daten rechtmäßig, zweckgebunden, transparent und auf das notwendige Maß beschränkt sein muss. Die Information über den Aufenthaltsort des Arbeitnehmers während seines Urlaubs stellt ein personenbezogenes Datum dar, das in die Privatsphäre eingreift, da der Arbeitnehmer in dieser Zeit sein Recht auf Erholung und Freizeit wahrnimmt.
Im Allgemeinen ist diese Information für den Arbeitgeber nicht unbedingt erforderlich, und ihre Anforderung würde dem Grundsatz der Datenminimierung widersprechen, da sie für den Zweck der Urlaubsgewährung nicht notwendig ist.
Eine Aufforderung zur Mitteilung des Aufenthaltsorts während des Urlaubs sollte daher nicht automatisch erfolgen, sondern muss gut begründet sein – etwa durch die Notwendigkeit, in einer Krisensituation kurzfristig Kontakt mit dem Arbeitnehmer aufnehmen zu können, was eine Abberufung aus dem Urlaub rechtfertigen könnte.
Gemäß § 112 Abs. 1 des Arbeitsgesetzbuchs darf der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nur aus schwerwiegenden betrieblichen Gründen von dem Urlaub abrufen. Damit der Arbeitgeber diese gesetzliche Möglichkeit tatsächlich nutzen kann, muss er in der Lage sein, mit dem Arbeitnehmer in Kontakt zu treten. Aus diesem Grund kann es gerechtfertigt sein, dass der Arbeitgeber Kontaktdaten wie eine Telefonnummer oder freiwillige Angaben darüber, ob sich der Arbeitnehmer im Ausland aufhält, anfordert.
Auch in diesem Fall gilt der Grundsatz der Datenminimierung – Informationen über den Aufenthaltsort sollten nur im unbedingt notwendigen Umfang angefordert werden, und der Arbeitnehmer muss vor der Verarbeitung ordnungsgemäß über den Zweck und die Schutzmaßnahmen der Datenverarbeitung informiert werden.
Im Falle, dass der Arbeitgeber die Notwendigkeit einer Abberufung von dem Urlaub nicht angemessen begründet, kann dem Arbeitnehmer neben dem Recht auf Ersatz der mit der Abberufung von dem Urlaub verbundenen Kosten auch ein Anspruch auf immateriellen Schadenersatz wegen rechtswidrigen Handelns des Arbeitgebers zustehen.
Daher ist es empfehlenswert, dass der Arbeitgeber in einer internen Richtlinie ein klares Verfahren für den Fall festlegt, dass mit dem Arbeitnehmer eine Vereinbarung über eine mögliche Abberufung von dem Urlaub getroffen werden soll – einschließlich der Feststellung der dafür erforderlichen Informationen.
Eine besondere Situation, in der die Anforderung von Informationen über den Aufenthaltsort während des Urlaubs im Einklang mit rechtlichen Vorschriften stehen kann, liegt bei außergewöhnlichen Umständen vor. Ein Beispiel ist die COVID-19-Pandemie, wenn nach dem Gesetz Nr. 42/1994 Slg. über den Zivilschutz der Arbeitgeber verpflichtet war, Maßnahmen zum Schutz der Gesundheit seiner Arbeitnehmer zu ergreifen. In einem solchen Fall konnte er vom Arbeitnehmer, der aus dem Urlaub zurückkehrt, Informationen darüber verlangen, in welchem Land er sich aufgehalten hat, um das Risiko einer Infektionsverbreitung einschätzen zu können.
Abschließend ist zu betonen, dass der Arbeitgeber die Information über den Aufenthaltsort des Arbeitnehmers während des Urlaubs nicht als Standardpflicht verlangen darf. Eine solche Datenerhebung muss ausnahmsweise, gut begründet und im Einklang mit den Grundsätzen des Datenschutzes erfolgen. Andernfalls kann es zu einem unzulässigen Eingriff in die Privatsphäre des Arbeitnehmers und zu einem möglichen Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften kommen.
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