Mit der zunehmenden Digitalisierung interner Prozesse in Unternehmen stellt sich naturgemäß die Frage, inwieweit das handschriftliche Unterzeichnen von Dokumenten durch ein sogenanntes „Anklicken“ – also eine einfache elektronische Bestätigung (z. B. im Intranet oder über eine mobile Applikation) – ersetzt werden kann. HR-Mitarbeiter nutzen diese Methode zunehmend, insbesondere bei der Mitteilung von Änderungen der Arbeitsschichten, bei der Planung von Überstunden, der Anordnung von Arbeitssamstagen oder bei der Information über Betriebsurlaub. Doch wie ist zu bewerten, wann diese Vorgehensweise rechtlich ausreichend ist?
Grundsätzlich gilt: Alles, was der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer auch mündlich mitteilen kann (z. B. eine Arbeitsanweisung), kann ebenso elektronisch mitgeteilt oder bestätigt werden – also auch in Form eines „Anklickens“. In der Praxis bedeutet dies, dass der Arbeitgeber z. B. eine Arbeitsschicht ändert, Überstunden anordnet oder Kollektivurlaub mitteilt, und diese Information dem Arbeitnehmer über ein internes System zustellen und von ihm eine einfache elektronische Bestätigung verlangen kann.
Eine solche Kommunikationsform ist nach unserer Auffassung vollumfänglich mit dem Arbeitsgesetzbuch vereinbar, insbesondere wenn sich die Änderung nicht auf den Arbeitsvertrag selbst bezieht, sondern auf die Ausübung der Weisungsrechte des Arbeitgebers im Rahmen organisatorischer Befugnis des Arbeitgebers. In diesen Fällen ist weder die Schriftform noch die handschriftliche Unterschrift des Arbeitnehmers erforderlich.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Im Falle, dass ein Dokument keine Schriftform erfordert und der Arbeitgeber jedoch die elektronische Unterzeichnung nutzen möchte, müssen kumulativ folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Interne Richtlinie – Die Art des elektronischen Unterzeichnens (einschließlich „Anklicken“) sollte eindeutig in einer internen Richtlinie oder in der Arbeitsordnung geregelt sein. Diese Richtlinie sollte festlegen, welche Dokumente auf diese Weise unterzeichnet werden können, welches System verwendet wird und wie die Identifikation des Arbeitnehmers gewährleistet ist.
- Es handelt sich nicht um ein zustellungserforderliches Dokument – Handelt es sich um ein Dokument, für das das Arbeitsgesetzbuch die Schriftform und zugleich die Zustellung an den Arbeitnehmer vorschreibt (z. B. Änderung des Arbeitsvertrags, Kündigung usw.), so kann ein solches Dokument nicht allein durch „Anklicken“ unterzeichnet werden. In solchen Fällen muss der Arbeitgeber:
- eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden und anschließend eine Konvertierung des Dokuments in Papierform vornehmen; oder
- das Dokument standardmäßig in Papierform erstellen und es dem Arbeitnehmer auf die im Arbeitsgesetzbuch vorgeschriebene Weise zustellen.
Erfordernis der Identifizierbarkeit
Bei jeder Form des elektronischen Unterzeichnens – einschließlich der einfachen Bestätigung durch Anklicken – muss es möglich sein, nachzuweisen, wer das Dokument genehmigt (unterzeichnet) hat, wann dies geschehen ist und auf welche Weise. Daher sollten interne Systeme Protokolle oder andere Nachweise über die Interaktion des Arbeitnehmers mit dem System speichern, einschließlich Anmeldedaten, IP-Adressen oder einer Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Dieser Aspekt ist insbesondere in Fällen wichtig, in denen ein Dokument einer Aufsichtsbehörde vorgelegt werden muss. Wenn das „Anklicken“ die einzige Form der Zustimmung darstellt, muss das System zuverlässig nachweisen können, dass der betreffende Arbeitnehmer das Dokument tatsächlich zur Kenntnis genommen und genehmigt hat.
Das „Anklicken“ kann in vielen Fällen die handschriftliche Unterschrift des Arbeitnehmers vollständig ersetzen, insbesondere wenn es sich um übliche Arbeitsmitteilungen, Weisungen oder Schichtplanungen handelt. Wichtig ist jedoch, zu unterscheiden, um welches Dokument es sich handelt und welche rechtlichen Anforderungen dafür gelten. Ein geeignet konzipiertes System und eine interne Dokumentation ermöglichen es dem Arbeitgeber, seine HR-Prozesse effektiv zu digitalisieren, ohne die Rechtssicherheit oder die Beweiskraft der Dokumente zu gefährden.
Kinstellar ist eine der führenden europäischen Wirtschaftskanzleien mit mehr als 500 Professionals in Deutschland, Europa und den USA. Mit Lösungen für komplexe und anspruchsvolle rechtliche Fragestellungen schaffen wir einen echten Mehrwert für unsere Mandanten. Das Besondere an Kinstellar ist die Verbindung einer breiten fachlichen Exzellenz mit innovativem Denken, internationaler Erfahrung und Industrieexpertise. Auf unseren Rat vertrauen börsennotierte und multinationale Konzerne, große und mittelständische Familienunternehmen ebenso wie Finanzinstitute und internationale Investoren.
Im Austausch mit unseren Mandanten entwickeln wir die passenden Antworten auf alle Fragen des Wirtschaftsrechts einschließlich Gesellschaftsrecht, Mergers & Acquisitions, Wettbewerbs- und Kartellrecht, Bank- und Kapitalmarktrecht, Unternehmensfinanzierung, IP, IT-Recht, Telekommunikationsrecht, Vertriebsrecht, Immobilienrecht, Arbeitsrecht, Insolvenzrecht, Umweltrecht und Prozessvertretung. Darüber hinaus bietet das Team in Bratislava umfassende Unterstützung bei der Strukturierung und Finanzierung von Investitionsvorhaben.
