Voraussetzungen für die Umsatzsteuer-Rückvergütung - Zunächst muss das Unternehmen als Umsatzsteuerpflichtiger registriert sein und im Erstattungszeitraum nicht ausschließlich Umsätze ausführen, bei denen kein Vorsteuerabzug möglich ist.
- Die im anderen EU-Mitgliedstaat entrichtete Umsatzsteuer, für die der Antrag auf Rückerstattung gestellt wird, muss mindestens 50 EUR betragen.
Wird der Antrag für einen kürzeren Zeitraum (mindestens jedoch drei Kalendermonate) gestellt, muss der zu erstattende Betrag mindestens 400 EUR betragen
- Das antragstellende Unternehmen darf im betreffenden Mitgliedstaat keine steuerpflichtigen Umsätze ausgeführt haben, bei denen es verpflichtet gewesen wäre, eine Rechnung mit der lokalen Umsatzsteuer auszustellen und eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben. In solchen Fällen wäre die Rückerstattung über die reguläre Umsatzsteuervoranmeldung und nicht über das Vergütungsverfahren zu beantragen. Ebenso darf das Unternehmen im betreffenden Staat keine Betriebsstätte im umsatzsteuerlichen Sinne betreiben.
- Ein ordnungsgemäß ausgestellter Beleg ist zwingend erforderlich. Wurde nach den Vorschriften des jeweiligen Mitgliedstaats eine vollständige Rechnung gefordert, aber nur eine vereinfachte Rechnung ausgestellt, kann die ausländische Finanzbehörde den Antrag auf Vorsteuervergütung mit der Begründung ablehnen, dass kein zum Vorsteuerabzug berechtigender Beleg vorliegt.
- Die Umsatzsteuer muss auf dem Beleg korrekt ausgewiesen sein, d. h. in der richtigen Höhe und im Einklang mit den steuerrechtlichen Vorschriften des jeweiligen Mitgliedstaates (z. B. korrekter Steuersatz, keine Umsatzsteuer bei Steuerbefreiung etc.).
Leider kommt es nicht selten vor, dass auf Rechnungen zwar eine ausländische Umsatzsteuer ausgewiesen ist, diese jedoch nach dem lokalen Recht nicht hätte erhoben werden dürfen.
Beispiel: Ein slowakisches Unternehmen beauftragt eine ausländische Anwaltskanzlei mit rechtlicher Beratung, teilt dieser jedoch nicht seine slowakische UID-Nummer mit. Die ausländische Kanzlei stellt daraufhin die Rechnung so aus, als ob es sich um eine nichtsteuerpflichtige Privatperson handelt, und weist ausländische Umsatzsteuer aus. Oder: Ein Mitarbeiter kauft im Rahmen einer Dienstreise im Ausland Waren ein – etwa bei OBI in Österreich. An der Kasse bezahlt er, ohne vorab anzugeben, dass es sich um einen unternehmerischen Erwerb mit slowakischer UID-Nummer handelt und die Ware unmittelbar nach dem Kauf in die Slowakei verbracht wird. Der Mitarbeiter lädt die Ware ins Auto und bringt sie in die Slowakei. In der Slowakei wird die Ware vom Arbeitgeber für unternehmerische Zwecke verwendet. In solchen Fällen verweigert das österreichische Finanzamt regelmäßig die Rückerstattung der Umsatzsteuer, da es sich um einen Vorgang handelt, der steuerfrei hätte sein können oder müssen. Häufig treten auch Fälle auf, bei denen Mitarbeiter slowakischer Firmen über ausländische Online-Plattformen z. B. Werbeleistungen buchen, dabei aber vergessen, die UID-Nummer der Firma korrekt anzugeben – oder sie zwar angeben, der ausländische Anbieter jedoch trotzdem Umsatzsteuer ausweist, als ob es sich um eine Lieferung an einen üblichen Bürger handelt. Solche und ähnliche Situationen kommen häufiger vor, als man denkt – mit der Folge, dass keine Erstattung der ausgewiesenen Umsatzsteuer erfolgt, wenn diese nach den nationalen Vorschriften nicht hätte berechnet werden dürfen. Deshalb sollte bereits im ersten Schritt geprüft werden, ob eine Rechnung vorliegt, ob sie alle erforderlichen umsatzsteuerlichen Angaben enthält und ob die ausländische Umsatzsteuer darauf zu Recht ausgewiesen wurde. - Hätte der Antragsteller in einem vergleichbaren Fall in der Slowakei Anspruch auf Vorsteuerabzug? Auch diese Frage sollte vorab geklärt werden. Denn im Rahmen des Vorsteuervergütungsverfahrens kann nur das erstattet werden, was auch im Inland abzugsfähig wäre – inklusive der Anwendung eines Vorsteuerschlüssels, falls es sich um einen teilweise zum Vorsteuerabzug berechtigenden Aufwand handelt.
Bis wann kann der Antrag für das Jahr 2024 gestellt werden? Achtung: Ein Antrag auf Vorsteuerrückerstattung aus einem anderen EU-Mitgliedstaat für das Jahr 2024 muss spätestens bis zum 30. September 2025 über das sogenannte VAT-Refund-Verfahren eingereicht werden. Dieser Termin – ebenso wie das gesamte Rückerstattungsverfahren – basiert auf der EU-Richtlinie 2008/9/EG (Richtlinie des Rates) und unterliegt nicht den nationalen Regelungen zur Abgabenordnung im jeweiligen Erstattungsstaat. Das bedeutet: Wird die Frist versäumt, kann der Antrag automatisch als unzulässig zurückgewiesen werden – unabhängig vom konkreten Inhalt oder der Höhe der beantragten Erstattung. Eine Fristverlängerung ist gesetzlich nicht vorgesehen. In welcher Form muss der Antrag eingereicht werden? Die Vorsteuerrückerstattung kann ausschließlich elektronisch beantragt werden – über das Online-Portal der Finanzverwaltung des Sitzstaates, welche den Antrag anschließend an die Finanzverwaltung des Erstattungsstaates weiterleitet. Der Antrag muss mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Verfügt der Antragsteller nicht über eine solche Signatur, kann er einen Vertreter zur Antragstellung bevollmächtigen. Wird der Antrag durch einen Bevollmächtigten gestellt, ist zu beachten, dass der Erstattungsstaat möglicherweise zusätzlich eine Vollmacht verlangt, die in dessen Amtssprache einzureichen ist. Es kann vorkommen, dass diese Vollmacht auf einem landesspezifischen Formular verlangt wird und nach den lokalen Vorschriften geprüft wird. Für die Anerkennung der Vollmacht können in einigen Ländern, zum Beispiel in Polen, auch Gebühren anfallen. Kenntnis der lokalen Vorschriften kann Kosten bei der Antragstellung sparen Neben den Pflichtangaben zum Antragsteller, seinem Geschäftsbereich usw. muss der Antrag auch die vorgeschriebenen Angaben zu jeder einzelnen Rechnung (auch zu vereinfachten Rechnungen) enthalten. Die Standarddaten auszufüllen ist in der Regel unproblematisch (wobei auf Tippfehler zu achten ist). Das größte Problem besteht häufig darin, dass für jeden Beleg genau beschrieben werden muss, welche Leistung Gegenstand der Rechnung ist – und zwar nicht in Textform, sondern anhand eines vorgegebenen Codes von 1 bis 10 sowie gegebenenfalls weiterer Untercodes. Beispielsweise muss bei der Erstattung der Vorsteuer aus einer Rechnung für den Kauf von Diesel als Kraftstoff im Antrag der Code 1 (Kraftstoff) angegeben werden. In den meisten Ländern wird jedoch bei Kraftstoffen zusätzlich ein Untercode verlangt, der den Verwendungszweck näher spezifiziert – etwa Diesel für Fahrzeuge bis 3.500 kg, für die Beförderung zahlender Personen, für den Warentransport, Diesel für PKW (1.2.6.), LKW (1.2.7.) usw. Diese Untercodes sind für die Länder wichtig, da sie je nach lokalen Vorschriften bestimmte Arten von Leistungen vom Vorsteuerabzug ausschließen – und damit auch von der Erstattung. Der Untercode bei Kraftstoffen, beispielsweise in Österreich, trägt zur Effizienz des Antragsverfahrens bei, weil beispielsweise Diesel für PKW (mit Ausnahmen) nicht erstattet wird. Allein der Code reicht dem Finanzamt jedoch nicht aus – (sollte jemand versehentlich oder hoffentlich nicht absichtlich versuchen, durch falsche Codierung Tatsachen zu verschleiern, wird das Finanzamt dies fast sicher durch Nachfragen, etwa durch die Anforderung technischer Fahrzeugpapiere, überprüfen). Weiß der Antragsteller im voraus, dass der Erstattungsstaat für den betreffenden Einkauf keine Vorsteuer erstattet, kann er sich Verwaltungsaufwand und Kosten sparen, indem er diese Rechnung gar nicht im Antrag anführt. (Wie im Rahmen der Einkommensteuer mit nicht abzugsfähiger Vorsteuer umzugehen ist, haben wir in einem unserer vorherigen Beiträge bereits erläutert.) Umfang des Antrags und Herausforderungen beim Informationsaustausch zwischen den Finanzverwaltungen Nicht zuletzt werden dem Antrag auch Belege als Anhänge beigefügt. Die Größe des Antrags ist jedoch begrenzt, sodass es vorkommen kann, dass nicht zu jeder Position, deren Vorsteuerbetrag einen Beleg erfordert, auch tatsächlich eine Rechnung angehängt werden kann. Wie in solchen Fällen vorzugehen ist, variiert. In der Regel empfiehlt es sich, auf eine Aufforderung der ausländischen Finanzbehörde zu warten, die nicht nur ihre Fragen konkretisiert, sondern auch mitteilt, auf welchem Weg fehlende Belege nachgereicht werden können. Es gibt aber auch Länder, in denen (leider) selbst die Belege, die ordnungsgemäß dem Antrag beigefügt wurden, nicht ankommen. Beim VAT Refund gilt daher: Geduld ist gefragt. Unternehmer sollten zudem nicht nur mit einem Budget für die Erstellung und Einreichung des Antrags rechnen, sondern auch für die anschließende Kommunikation mit den ausländischen Finanzverwaltungen – und das in einer Fremdsprache. Für Unternehmen ist wichtig zu wissen, dass die Rückzahlung der im Ausland gezahlten Vorsteuer über den VAT Refund mit einem erheblichen Zeitverzug erfolgt. Es gibt jedoch Möglichkeiten, diese Frist auf ein Minimum zu verkürzen. Gern unterstützen wir Sie auch in diesem Bereich. Ihr Auditorea-Team |
