Viele Arbeitgeber gehen automatisch davon aus, dass, wenn eine slowakische Gesellschaft der Arbeitgeber ist und der Lohn aus der Slowakei ausgezahlt wird, das gesamte Einkommen des Arbeitnehmers der slowakischen Besteuerung unterliegt. Ein solcher Ansatz ist jedoch nicht immer korrekt.
Der erste Schritt ist die Beurteilung der steuerlichen Ansässigkeit
Die Grundvoraussetzung für eine korrekte steuerliche Behandlung ist die Bestimmung der steuerlichen Ansässigkeit des Arbeitnehmers. Diese wird nicht nach der Staatsbürgerschaft beurteilt, sondern nach den Regeln der innerstaatlichen Rechtsvorschriften und des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens.
Wenn der Arbeitnehmer steuerlich ansässig in einem anderen Staat bleibt, sollte der Arbeitgeber anschließend prüfen, wie das internationale Abkommen das Besteuerungsrecht für seine Einkünfte aus unselbständiger Arbeit zwischen den einzelnen Staaten aufteilt.
Wo werden die Einkünfte aus unselbständiger Arbeit besteuert?
In den meisten Fällen basieren die internationalen Abkommen auf dem Prinzip, dass das Einkommen aus unselbständiger Arbeit in dem Staat besteuert wird, in dem die Arbeit physisch ausgeübt wird. Der Sitz des Arbeitgebers oder der Ort der Lohnzahlung selbst bestimmen daher noch nicht, wo das Besteuerungsrecht entsteht.
Für den Arbeitgeber bedeutet dies, dass er noch vor der Einrichtung des Lohnabrechnungsprozesses darüber im Klaren sein sollte, welcher Teil der Vergütung der Besteuerung in der Slowakei unterliegt.
Die Erfassung der Arbeitstage ist keine reine Administration
Unterliegt nach den Bestimmungen des anwendbaren Doppelbesteuerungsabkommens nur ein Teil der Einkünfte des Arbeitnehmers der Besteuerung in der Slowakei, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Steuerabzug in Form der Lohnsteuervorauszahlungen bereits während des Besteuerungszeitraums zutreffend zu ermitteln.
Gemäß § 35 Abs. 8 des slowakischen Einkommensteuergesetzes Nr. 595/2003 Slg. Werden die Lohnsteuervorauszahlungen aus demjenigen Teil der Einkünfte berechnet, der auf die Tage der Arbeitsausübung im Hoheitsgebiet der Slowakischen Republik entfällt.
Aus praktischer Sicht ist es daher unerlässlich, laufend zu überwachen, wo der Arbeitnehmer seine Arbeit physisch ausübt. Es reicht nicht aus, die Situation erst am Jahresende auszuwerten. Wenn ein Arbeitnehmer einen Teil des Monats aus der Slowakei und einen Teil aus dem Ausland arbeitet, müssen diese Tage bereits bei der monatlichen Lohnabrechnung erfasst werden.
In der Praxis kann man auf eine Vorgehensweise stoßen, bei der der Arbeitgeber während des Jahres Vorauszahlungen vom gesamten Lohn abführt und die anschließende Korrektur erst über die Steuererklärung des Arbeitnehmers vorgenommen wird. Eine solche Vorgehensweise entspricht jedoch nicht den Anforderungen des Einkommensteuergesetzes und kann bei einer eventuellen Steuerprüfung ein Risiko darstellen.
Die Pflichten des Arbeitgebers enden nicht mit der letzten Gehaltszahlung
Nach Ablauf des Besteuerungszeitraums hat der Arbeitgeber auch seine weiteren Verpflichtungen gegenüber dem Arbeitnehmer zu prüfen.
Bei Arbeitnehmern, die steuerlich nicht in der Slowakei ansässig sind, ist die Durchführung des Jahressteuerausgleichs keineswegs selbstverständlich. Vielmehr ist zu prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen nach dem slowakischen Einkommensteuergesetz erfüllt sind, und zutreffend zu bestimmen, ob die Steuerschuld im Rahmen des Jahressteuerausgleichs abgewickelt werden kann oder ob der Arbeitnehmer verpflichtet ist, selbst eine Einkommensteuererklärung abzugeben.
Ebenso wichtig ist die ordnungsgemäße Ausstellung der Bestätigung über die steuerpflichtigen Einkünfte einer natürlichen Person aus unselbständiger Arbeit. Diese Bestätigung benötigt der Arbeitnehmer zur Erfüllung seiner steuerlichen Pflichten – nicht nur als Anlage zur slowakischen Einkommensteuererklärung, sondern auch für steuerliche Zwecke im Staat seiner steuerlichen Ansässigkeit.
Eine ordnungsgemäße Gestaltung der Prozesse minimiert Risiken
Die Beschäftigung von Steuerausländern erfordert mehr als lediglich eine ordnungsgemäße Gestaltung des arbeitsrechtlichen Beschäftigungsverhältnisses. Der Arbeitgeber muss fortlaufend den Ort der Arbeitsausübung, die Anwendung der einschlägigen Doppelbesteuerungsabkommen sowie die zutreffende Berechnung der Lohnsteuervorauszahlungen prüfen. Fehler bei der Gestaltung dieser Prozesse können nicht nur zu zusätzlichen steuerlichen Verpflichtungen, sondern auch zu Sanktionen oder administrativen Komplikationen sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer führen.
Jeder grenzüberschreitende Sachverhalt weist seine eigenen Besonderheiten auf, und die zutreffende steuerliche Beurteilung hängt stets von den konkreten Umständen des Einzelfalls ab. Daher empfiehlt es sich, den steuerlichen Aspekten bereits vor dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses des ausländischen Arbeitnehmers Aufmerksamkeit zu widmen und nicht erst im Rahmen der Erstellung der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung oder nach Ablauf des Besteuerungszeitraums.
Auditorea k. s.
Auditorea bietet Wirtschaftsprüfungs – und Steuerberatungsleistungen mit Standorten in der Slowakei (Bratislava, Banská Bystrica), Österreich (Wien) und Tschechien (Brno). Rund 40 Mitarbeiter, die Deutsch, Englisch, Tschechisch und Ungarisch sprechen, erbringen fundiert und voll engagiert, in einem wie ein Familienbetrieb organisierten Unternehmen, ein breites Spektrum an Leistungen – selten nur „Buchhaltung“ – für lokale Gesellschaften, internationale Konzerne und Einzelunternehmer aus allen Branchen. Auditorea ist Mitglied des weltweit tätigen Netzwerks SFAI und kann Sie somit auf jedem Kontinent unterstützen. Werden Sie ein Teil von uns!
