Personalkosten bestehen nicht nur aus Löhnen
Mitarbeiter zählen zu den wertvollsten Vermögenswerten eines Unternehmens. Investitionen in Mitarbeiter in Form von Gehältern, Prämien, Weiterbildung oder Mitarbeitervorteilen sind ein natürlicher Bestandteil der Geschäftstätigkeit und beeinflussen maßgeblich die langfristige Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
Neben dem Grundgehalt gewähren Unternehmen ihren Mitarbeitern häufig auch weitere Geld- und Sachleistungen. Diese können zur Stabilität der Belegschaft beitragen, die Attraktivität des Arbeitgebers erhöhen und die Fähigkeit des Unternehmens stärken, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden.
Aus steuerlicher Sicht ist jedoch nicht nur die Gewährung der jeweiligen Leistung von Bedeutung. Ebenso wichtig ist die korrekte Charakterisierung, die Voraussetzungen für ihre Gewährung, ihre Dokumentation sowie die Beurteilung der steuerlichen Folgen sowohl auf Seiten des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers.
Voraussetzung für die steuerliche Abzugsfähigkeit einer Ausgabe auf Unternehmensebene ist grundsätzlich, dass sie nachweislich zur Erzielung, Sicherung und Erhaltung steuerpflichtiger Einkünfte aufgewendet wurde. Bei Löhnen und den gesetzlich vorgeschriebenen Sozialabgaben ist dieser Zusammenhang in der Regel eindeutig. Bei weiteren Leistungen, die Arbeitnehmern gewährt werden, gestaltet sich die steuerliche Beurteilung jedoch oftmals komplexer.
Gesetzliche Verpflichtungen oder Leistungen über das Gehalt hinaus
Bei der Beurteilung von Personalaufwendungen ist zunächst die Art der jeweiligen Ausgabe zu bestimmen.
Die erste Gruppe umfasst jene Aufwendungen, die der Arbeitgeber zur Erfüllung seiner gesetzlichen Verpflichtungen trägt. Hierzu gehören beispielsweise Vorsorgeuntersuchungen, persönliche Schutzausrüstung, Arbeitskleidung, Maßnahmen im Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes sowie Reisekostenerstattungen. Solche Aufwendungen stehen in der Regel in direktem Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit des Arbeitgebers, sind steuerlich abzugsfähig und stellen in vielen Fällen zugleich keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn beim Arbeitnehmer dar.
Eine zweite Kategorie bilden Leistungen, die Arbeitnehmern zusätzlich zum Grundgehalt und über die gesetzlichen Verpflichtungen hinaus gewährt werden, wie etwa Boni, über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehende Verpflegungszuschüsse, Erholungsbeiträge, Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge, Gesundheits- und Wellnessprogramme oder zusätzliche Urlaubstage. Bei diesen Leistungen sind nicht nur ihre wirtschaftliche Rechtfertigung für das Unternehmen, sondern auch die Erfüllung besonderer Voraussetzungen nach steuerlichen oder sonstigen gesetzlichen Vorschriften zu beurteilen.
Auch wenn ihr Nutzen in der Regel nicht unmittelbar durch eine Steigerung der Erträge messbar ist, können sie wesentlich zur Stabilisierung der Belegschaft, zur Verringerung der Fluktuation, zur Steigerung der Produktivität sowie zur Stärkung der Position des Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt beitragen.
Zudem ist zu beachten, dass die steuerlichen Konsequenzen auf Seiten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers nicht immer identisch sein müssen.
Interne Richtlinien als Grundlage für eine rechtssichere steuerliche Behandlung
In der Praxis liegt das Problem häufig nicht in der Gewährung der Leistung selbst, sondern in der unzureichenden Dokumentation der Voraussetzungen für ihre Gewährung.
Möchte ein Unternehmen die steuerliche Behandlung der gewährten Leistungen rechtfertigen, sollte es über klar definierte Regeln verfügen, die insbesondere Folgendes festlegen:
- wer Anspruch auf den jeweiligen Vorteil hat,
- unter welchen Voraussetzungen dieser gewährt wird,
- ob die Leistung im Arbeitsvertrag, in einer internen Richtlinie oder in einer Betriebsvereinbarung geregelt ist.
Gut ausgestaltete interne Regelungen verringern das Risiko von Streitigkeiten im Rahmen einer steuerlichen Prüfung erheblich.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen einmalige Prämien und außerordentliche Leistungen. Besteht für den Arbeitnehmer kein Anspruch auf eine solche Leistung aufgrund des Arbeitsvertrags oder interner Regelungen, kann ihre steuerliche Abzugsfähigkeit auf Seiten des Arbeitgebers in Frage gestellt werden, obwohl sie für den Arbeitnehmer weiterhin steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellt.
Der Sozialfonds ist keine Universallösung
Die Bildung des Sozialfonds stellt bei Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen einen steuerlich abzugsfähigen Aufwand des Arbeitgebers dar. Die spätere Verwendung der Mittel des Sozialfonds führt in der Regel nicht zu einem zusätzlichen Aufwand des Unternehmens. Dies kann jedoch zu der falschen Annahme führen, dass Mittel des Sozialfonds ohne weitere steuerliche Konsequenzen für beliebige Leistungen an Arbeitnehmer eingesetzt werden können.
Der Sozialfonds darf ausschließlich für die Zwecke und im Umfang verwendet werden, die im Gesetz über den Sozialfonds vorgesehen sind. Gleichzeitig bedeutet die Finanzierung einer Leistung aus dem Sozialfonds allein nicht, dass auf Seiten des Arbeitnehmers kein steuerpflichtiger Vorteil entsteht. Daher ist bei jeder einzelnen Leistung stets deren steuerliche Behandlung gesondert zu prüfen.
Worauf wird in der Praxis am häufigsten vergessen?
Aus Sicht der Steuerpraxis treten insbesondere folgende Risikobereiche immer wieder auf:
- fehlende oder unzureichend ausgestaltete interne Regelungen für die Gewährung von Leistungen an Arbeitnehmer,
- fehlerhafte Beurteilung der steuerlichen Behandlung einzelner Leistungen,
- die Annahme, dass die Finanzierung einer Leistung aus dem Sozialfonds automatisch deren Steuerfreiheit bedeutet.
Die frühzeitige Identifizierung und Beseitigung dieser Risiken kann die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung erheblich reduzieren.
Fazit
Personalaufwendungen umfassen heute weit mehr als nur Gehälter und gesetzlich vorgeschriebene Sozialabgaben. Zu modernen Vergütungssystemen gehören auch verschiedene Geld- und Sachleistungen, die eine wichtige Rolle bei der Gewinnung, Motivation und Bindung qualifizierter Mitarbeiter spielen.
Bei der Ausgestaltung solcher Leistungen sollten jedoch nicht ausschließlich personelle und finanzielle Aspekte berücksichtigt werden. Ebenso wichtig sind die korrekte Beurteilung der steuerlichen Folgen sowohl auf Seiten des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers sowie die Einführung klarer interner Regelungen, die die gewählte steuerliche Behandlung nachvollziehbar und rechtssicher machen.
Wir von TPA unterstützen Sie gerne bei der Beurteilung der steuerlichen Auswirkungen konkreter Vergütungs- und Vorteilmodelle für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens.
TPA TAX, s. r. o.
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