Die korrekte steuerliche Beurteilung eines Benefits ist daher nicht nur für den Mitarbeiter, sondern auch für den Arbeitgeber von Bedeutung. Ein geldwerter Vorteil kann beispielsweise in Form einer Ware, einer Dienstleistung oder der Übernahme einer Verpflichtung des Mitarbeiters gewährt werden. Ein solcher Vorteil wird grundsätzlich mit dem Preis bewertet, der am Ort und zum Zeitpunkt der Leistung üblicherweise gilt, sofern das Gesetz keine besondere Bewertungsmethode vorsieht.
Vereinfacht lässt sich die grundlegende Einteilung in drei Gruppen vornehmen.
1. Steuerpflichtige Benefits
Wenn das Gesetz einen bestimmten Benefit weder vom Steuergegenstand ausnimmt noch von der Steuer befreit, handelt es sich um steuerpflichtige Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit. Steuerpflichtige Einkünfte können dabei sowohl in Form von Geldleistungen als auch von Sachleistungen gewährt werden.
In der Praxis kann es sich beispielsweise um verschiedene freiwillige Benefits handeln, die vom Arbeitgeber gewährt werden und bei denen die Voraussetzungen für eine Steuerbefreiung nicht erfüllt sind. Ein typisches Beispiel kann ein Sachgeschenk anlässlich eines Arbeits- oder Lebensjubiläums sein, wenn darauf keine besondere Steuerbefreiung anwendbar ist. Steuerpflichtige Einkünfte können auch aus der vergünstigten Überlassung eigener Produkte oder Dienstleistungen des Arbeitgebers, aus einem zinslosen oder zinsvergünstigten Darlehen oder aus bestimmten Formen von Mitarbeiterbeteiligungen entstehen.
Ein Sonderfall ist die Nutzung eines Dienstwagens auch für private Zwecke. Für diesen Benefit sieht das Gesetz eine besondere Methode zur Berechnung des Sachbezugs des Mitarbeiters vor.
Bei einem steuerpflichtigen Benefit wird dessen Wert zum steuerpflichtigen Einkommen des Mitarbeiters hinzugerechnet. Ein solcher Einkommensbestandteil fließt auch in die Bemessungsgrundlagen für die Sozial- und Krankenversicherung ein, sodass sowohl der Mitarbeiter als auch der Arbeitgeber Versicherungsbeiträge entrichten. Der Arbeitgeber behält daraus zugleich die Lohnsteuer ein.
Bei bestimmten Benefits kann eine Erhöhung der Sachleistung, die sogenannte „Bruttierung“, genutzt werden. Die Bruttierung eines Benefits bedeutet eine Erhöhung des Wertes des Sachbezugs, sodass dem Mitarbeiter nach Berücksichtigung der Einkommensteuer und gegebenenfalls der Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge der gewünschte Nettowert des Benefits verbleibt. Ein steuerpflichtiger Sachbezug kann für den Arbeitgeber daher tatsächlich höhere Kosten verursachen, als der eigentliche Wert des Benefits beträgt. Bei der Gestaltung der Vergütung sollten daher nicht nur die Kosten des Benefits, sondern auch seine steuerlichen und beitragsrechtlichen Auswirkungen berücksichtigt werden.
2. Steuerfreie Benefits
Die zweite Gruppe umfasst Benefits, die das Einkommensteuergesetz unter bestimmten Voraussetzungen von der Steuer befreit. Bei dieser Kategorie ist daher nicht nur die Art des Benefits zu beachten, sondern auch dessen Zweck, die Art der Gewährung sowie allfällige finanzielle Grenzen.
Zu solchen Leistungen kann beispielsweise die Aus- und Weiterbildung eines Arbeitnehmers gehören, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Bei einer Erhöhung des Bildungsgrades durch ein Hochschulstudium ersten oder zweiten Grades sieht das Gesetz zusätzlich vor, dass das Arbeitsverhältnis beim selben Arbeitgeber zu Beginn des jeweiligen akademischen Jahres ununterbrochen mindestens 24 Monate bestanden haben muss.
Ein weiteres Beispiel sind bestimmte nicht-monetäre Benefits (Sachbezüge), für die das Gesetz eine konkrete Steuerbefreiungsgrenze vorsieht. In diesem Fall ist der Gesamtwert der im jeweiligen Steuerzeitraum gewährten Leistungen maßgebend. Wird die festgelegte Grenze überschritten, stellt der darüber hinausgehende Betrag steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers dar.
Bei der Jahresabrechnung ist gleichzeitig zu prüfen, ob sämtliche Voraussetzungen für die Steuerbefreiung erfüllt wurden. Dies ist insbesondere bei Benefits relevant, bei denen die gesetzliche Grenze für den gesamten Steuerzeitraum oder über mehrere Arbeitgeber hinweg zu beurteilen ist.
3. Leistungen, die nicht Gegenstand der Steuer sind
Die dritte Kategorie umfasst Leistungen, die das Gesetz ausdrücklich nicht als Gegenstand der Steuer definiert. Es handelt sich somit nicht um Einkünfte, die nachträglich von der Steuer befreit werden – aus Sicht des Gesetzes sind sie gar nicht erst steuerbar.
Zu dieser Gruppe gehören beispielsweise persönliche Schutzausrüstung, Hygieneartikel oder Arbeitskleidung sowie deren Instandhaltung, sofern sie mit der Ausübung der Tätigkeit zusammenhängen und ihre Bereitstellung sich aus den einschlägigen Vorschriften über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz ergibt.
Ein weiteres Beispiel sind Rekonditions- und Rehabilitationsaufenthalte sowie bestimmte präventive Gesundheitsleistungen. Bei diesen Leistungen ist wesentlich, dass ihre Gewährung mit dem Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer zusammenhängt und sich aus arbeits- oder gesundheitsrechtlichen Verpflichtungen ergibt. Der Wert einer solchen Leistung stellt beim Arbeitnehmer daher kein steuerpflichtiges Einkommen dar.
Ähnlich werden auch verpflichtende arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen beurteilt, die der Arbeitgeber für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern sicherstellen muss. Handelt es sich um einen Aufwand, der mit der Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung des Arbeitgebers zusammenhängt, wird sein Wert beim Arbeitnehmer nicht besteuert.
Warum ist die richtige Einordnung eines Benefits wichtig?
Der Unterschied zwischen den einzelnen Kategorien ist keineswegs nur formaler Natur. Bei Benefits, die nicht Gegenstand der Steuer oder von der Steuer befreit sind, wird ihr Wert – bei Erfüllung der jeweiligen Voraussetzungen – nicht in das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen. Gleichzeitig fließt er nicht in die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherung ein.
Bei einem steuerpflichtigen Benefit wird sein Wert hingegen Bestandteil des steuerpflichtigen Einkommens und fließt auch in die entsprechenden Bemessungsgrundlagen ein. Der Arbeitgeber muss daher nicht nur die Besteuerung selbst, sondern auch die damit verbundenen Abgabenpflichten berücksichtigen.
Bei der Beurteilung eines Benefits reicht es daher nicht aus, lediglich auf seine Bezeichnung zu achten. Entscheidend ist, was der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellt, in welcher Form, zu welchem Zweck und ob die gesetzlich festgelegten Voraussetzungen erfüllt sind. Ebenso wichtig sind die korrekte Gestaltung von Arbeitsverträgen, Kollektivverträgen oder internen Vorschriften, transparente Bedingungen sowie die richtige Beurteilung der steuerlichen Abzugsfähigkeit der Aufwendungen auf Seiten des Arbeitgebers.
Zusammenfassung
Mitarbeiterbenefits können aus steuerlicher Sicht sehr unterschiedlichen Regelungen unterliegen. Einige stellen steuerpflichtiges Einkommen dar, das der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsabgaben unterliegt. Bei anderen kann eine Steuerbefreiung genutzt werden, häufig jedoch nur bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen oder bis zu einer betragsmäßigen Grenze. Die dritte Gruppe bilden Leistungen, die nicht Gegenstand der Steuer sind und daher nicht in das steuerpflichtige Einkommen des Arbeitnehmers einbezogen werden.
Für die korrekte steuerliche und abgabenrechtliche Beurteilung sind der konkrete Charakter des Benefits, die Art seiner Gewährung und die Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen maßgeblich. Gerade deshalb ist es bei der Gestaltung von Mitarbeiterbenefits wichtig, jede Art von Leistung individuell zu beurteilen und sowohl ihre steuerlichen als auch ihre abgabenrechtlichen Auswirkungen zu berücksichtigen.
Auditorea k. s.
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