Die Besteuerung juristischer Personen gehört zu den Bereichen, in denen Unternehmen in der Praxis häufig Fehler begehen, und zwar nicht, weil sie die geltenden Vorschriften nicht einhalten wollen, sondern vielmehr, weil die Grenze zwischen steuerlich absetzbaren und nicht absetzbaren Aufwendungen in der Praxis oft wesentlich enger ist, als es auf den ersten Blick scheint. Die korrekte Beurteilung der einzelnen Aufwendungen hat dabei einen entscheidenden Einfluss auf die Höhe der Steuerbemessungsgrundlage und kann darüber entscheiden, ob ein Unternehmen bei einer Betriebsprüfung einer Steuernachzahlung und den damit verbundenen Sanktionen entgeht.
In der Praxis begegnen wir häufig Situationen, in denen Unternehmen zwar Aufwendungen, die sachlich mit ihrer Geschäftstätigkeit zusammenhängen, verbuchen, diese jedoch nicht ausreichend nachweisen können. Es fehlen interne Richtlinien, Bestellungen, Verträge, Aufzeichnungen oder andere relevante Unterlagen, die insbesondere die tatsächliche Erbringung (und damit den Erhalt) von Dienstleistungen belegen. Ohne entsprechende Unterlagen kann es daher schwierig sein, eindeutig nachzuweisen, dass die Aufwendungen tatsächlich angefallen sind und dass sie mit der Erzielung, Sicherung und Aufrechterhaltung der steuerpflichtigen Einkünfte des Unternehmens in Zusammenhang stehen. Diese Unterlagen müssen laufend erstellt und aufbewahrt werden und nicht erst, wenn eine Betriebsprüfung ansteht. Die nachträgliche suche von Belegen oder Unterlagen ist in der Praxis recht aufwendig, langwierig und nach Jahren manchmal sogar unmöglich.
Eine eigene Kategorie bilden Transaktionen mit verbundenen Personen/Unternehmen, bei denen die Grundsätze der Verrechnungspreisgestaltung zur Anwendung kommen. In diesen Fällen ist das Unternehmen zusätzlich zu den oben genannten Anforderungen verpflichtet, nachzuweisen, dass die zwischen ihm und seinen verbundenen Personen/Unternehmen vereinbarte Preise und Bedingungen dem Fremdvergleichsgrundsatz entsprechen. Ein zentrales Instrument zur Erfüllung dieser Verpflichtung ist die Verrechnungspreisdokumentation, die den wirtschaftlichen Inhalt der konzerninternen Transaktionen, die Aufteilung von Funktionen, Risiken und Vermögenswerten sowie die Angemessenheit der angewandten Preise oder Margen widerspiegeln soll.
Ebenso problematisch ist die Beurteilung der steuerlich nicht abzugsfähigen Aufwendungen.
Ein typisches Beispiel sind Repräsentationsaufwendungen, bei denen Unternehmen in der Praxis häufig versuchen, diese Aufwendungen argumentativ in den Bereich Marketing oder Werbung zu verlagern. Ausgaben für Geschenke, gesellschaftliche Veranstaltungen und Events, die ausschließlich der Bewirtung und Unterhaltung dienen, oder Sponsoring, das in erster Linie auf den Aufbau von Beziehungen und den guten Ruf des Unternehmens abzielt, sind jedoch in der Regel steuerlich nicht abzugsfähig.
Andererseits sind die Ausgaben für Werbung und Marketing an sich grundsätzlich steuerlich absetzbar, jedoch nur unter der Voraussetzung, dass ihr tatsächlicher Werbecharakter und ihr direkter Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens nachgewiesen werden können. In der Praxis werden diese Ausgaben häufig angezweifelt, insbesondere in Fällen, in denen ihre tatsächliche Wirkung nicht ersichtlich ist, Ergebnisse von Werbekampagnen, Medienpläne, Leistungsberichte oder Nachweise über die tatsächliche Veröffentlichung der Werbung fehlen. Das Finanzamt beurteilt zudem die Angemessenheit der aufgewendeten Ausgaben im Hinblick auf den Umfang und die Art der Geschäftstätigkeit des Unternehmens.
Eine weitere häufige Fehlerquelle ist die nicht korrekte Unterscheidung zwischen handelsrechtlichen und steuerlichen Werten. Die Tatsache, dass ein Aufwand verbucht wurde, bedeutet noch nicht, dass der automatisch im gleichen Umfang und im gleichen Zeitraum steuerlich abzugsfähig ist. Die Steuergesetze legen besondere Regeln fest, beispielsweise für die Bildung von Wertberichtigungen und Rückstellungen, die nur dann steuerlich abzugsfähig sind, wenn genau gesetzlich definierte Bedingungen erfüllt sind, sowie für die Anwendung von steuerlichen Abschreibungen, die sich häufig hinsichtlich ihrer Höhe und des Abschreibungszeitraums von den handelsrechtlichen Abschreibungen unterscheiden. In der Praxis kommt es daher zu Situationen, in denen ein Aufwand zwar buchhalterisch erfasst wird, steuerlich jedoch erst in einem anderen Steuerzeitraum oder gar nicht geltend gemacht werden kann. Besondere Aufmerksamkeit erfordert auch der Unterschied zwischen dem in der Buchhaltung angewandten Periodenabgrenzungsprinzip und dem sogenannten „Cash-Basis“-Ansatz im Steuerbereich bei ausgewählten Arten von Ausgaben, bei denen der entscheidende Zeitpunkt für die steuerliche Abzugsfähigkeit erst deren tatsächliche Zahlung ist. Die Nichtberücksichtigung dieser Unterschiede gehört zu den häufigen Gründen für Anpassungen der Steuerbemessungsgrundlage und steuerliche Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.
Die korrekte Bewertung von steuerlichen und nicht steuerlichen Aufwendungen stellt eine der effektivsten Formen der Prävention von Steuerrisiken, aber auch der Identifizierung von Steuereinsparungen, dar. Unternehmen, die diesem Bereich systematische und konsequente Aufmerksamkeit widmen, können nicht nur Nachforderungen vermeiden, sondern auch langwierige Betriebsprüfungen und damit verbundene Reputationsrisiken.
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